Gerichte haben Urlaubsrecht deutlich verschärft – Klare Kommunikation der Unternehmen schon zu Beginn des Jahres von entscheidender Bedeutung!
Die Gerichte haben in den vergangenen Jahren mit mehreren höchstrichterlichen Entscheidungen die rechtlichen Anforderungen für Arbeitgeber im Umgang mit Urlaubsansprüchen deutlich verschärft. Dabei steht die Verpflichtung im Fokus, Arbeitnehmer aktiv und rechtzeitig über ihre Urlaubsansprüche sowie deren anstehenden Verfall zu informieren. Andernfalls drohen schwerwiegende Konsequenzen, bis hin zu rückwirkenden Ansprüchen auf Urlaubsabgeltung.
Verfall von Urlaubsansprüchen
Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verfallen gesetzliche Urlaubsansprüche grundsätzlich (also abgesehen von gesetzlich geregelten Ausnahmen) am Ende des Kalenderjahres oder spätestens zum 31. März des Folgejahres. Die Übertragung des Urlaubs in das Folgejahr erfolgt bei dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen. Jedoch haben Gerichte in den letzen Jahren klargestellt, dass dies nur gilt, wenn der Arbeitgeber seine sogenannte Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat. Dies bedeutet unter anderem:
Arbeitnehmer müssen individuell (jeder Beschäftigte!) und mindestens in Textform darüber belehrt werden, wie viele Urlaubstage sie noch haben.
Es muss ein Hinweis erfolgen, dass der Urlaub bis zu einem bestimmten Datum verfällt, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird.
Die Belehrung muss zu Beginn des Kalenderjahres (in der Regel innerhalb einer Woche!) vorgenommen werden.
Versäumt der Arbeitgeber diese Pflicht oder kann er ihre Einhaltung im Streitfall nicht beweisen, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen und verfällt nicht, soweit er nicht in natura genommen wird. Dies kann sogar für Fälle aus weiter zurückliegenden Jahren gelten.
Verjährung: die neue Dimension
Auch bei der Verjährung von Urlaubsansprüchen hat das oberste Arbeitsgericht entscheidende Neuerungen eingeführt. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweis- und Aufforderungspflichten nachgekommen ist. Eine lediglich theoretische Kenntnis des Arbeitnehmers über den Urlaubsanspruch reicht nicht aus.
Praktische Tipps für Arbeitgeber
Transparente Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter zu Jahresbeginn unverzüglich über bestehende Urlaubsansprüche und die Verfallsfristen.
Dokumentation: Verschriftlichen Sie die Belehrung gerichtsfest, idealerweise in den Gehaltsabrechnungen oder per Empfangsbestätigung.
Nachträgliche Belehrung: Wenn diese Belehrung bislang versäumt wurde, kann eine Nachholung den Beginn der Verjährungsfrist bzw. den Verfall des Urlaubsanspruchs zumindest zeitanteilig auslösen. Das schützt jedoch nicht vor Ansprüchen aus früheren Jahren.
Fazit
Arbeitgeber sollten ihre Prozesse zur Urlaubsverwaltung dringend überprüfen und an die aktuellen Vorgaben anpassen. Nur so lassen sich teure Nachforderungen vermeiden. Arbeitnehmern droht ohne eine entsprechende Belehrung ihres Arbeitgebers kein Verlust von Urlaubsansprüchen, auch wenn dies im Arbeitsvertrag oder betrieblichen Vereinbarungen anders geregelt sein sollte.

Als Fachanwalt für Arbeitsrecht mit jahrzehntelanger Erfahrung in Trennungsmandaten sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer/Führungskräfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung, um die neuen Anforderungen rechtssicher umzusetzen und individuelle Fragen zu klären. Sprechen Sie mich an!